FAQ

1. Warum sollen wir uns das antun?

Die Frage ist ausgezeichnet.

Wenn Sie eine Software wie z.B. „Greko“ einsetzen, dann übernimmen Sie auch die Führungsphilosophie, die diesem Werkzeug zu Grunde liegt.

Vielleicht sollte ich Ihnen erzählen, wie ich dazu gekommen bin: „Als ich Führungskraft in einem Familien-Konzern war, hatten wir monatliche Plan-Ist-Vergleichssitzungen.

Da die Budget-Planung von einer monatlichen Leistung mit 160 Stunden ausgegangen ist – und ich aber doppelt so viele Stunde gearbeitet habe – gab es in meinem Bereich immer „negative“ Abweichung in Euro. Ich war sehr ehrgeizig und habe Projekte übernommen, die in normaler Arbeitszeit keine Chance gehabt hätten fertig zu werden. Eigentlich war der Plan-Ist-Vergleich nur eine Sammlung von Kostenarten, keine wirkliche Leistungsverrechnung.

Es wurden – wie in vielen Unternehmen üblich – „nur“ Umlagen auf die jeweiligen Kostenstellen verteilt worden. Das bedeutet, es gab also keine aussagefähigen Informationen über fairen Kosten zu Leistungen! (ich hatte mehr geleistet als mein Kollege und bin daher als Budgetüberzieher dagestanden!)

Im Zuge der Weiterbildung, ich arbeitete als kaufmännischer Leiter, bin ich auf „Greko“ gestoßen. Ab dieser Zeit hatte ich ein Instrument, das die Kosten und Leistungen in ein Verhältnis brachte und so bei mehr Leistung logischerweises auch mehr Kosten verursacht werden durften. Damit hatte ich das „faire“ Instrument gefunden, das die erbrachte Leistung auch wirklich darstellt. Aber die für mich wichtigste Frage: „nicht wo sind die Kosten angefallen, sondern wofür?“ bringt erst Leben in die Organisation.

Diese Frage steigert die Kommunikation und bringt Führungskräfte und Mitarbeiter an den Tisch. Somit sieht jeder Mitarbeiter wo seine Leistungen entstehen (Kostenstelle/Bezugsgröße/Teilprozess) und wo diese (z.B. Kostenträger-Kalkulation) verrechnet werden. Am Ende des Tages haben wir Informationen für die Unternehmenssteuerung im weiteren Sinne.

Das Schöne an der Greko Philosophie ist, dass die Mitarbeiter wie beim Kegeln die Resultate ihrer Leistungen in einer ehrlichen, fairer Weise sehen können. Damit entsteht natürlich auch der Drang zur Verbesserung. Wir als Führungskräfte haben die Verpflichtung unsere Mitarbeiter zum Ziel hinzuführen. Voraussetzung ist ein klar formuliertes strategisches Ziel.

2. Wie lange dauert die Einführung?

Es wäre vermessen, hier eine konkrete Aussage zu treffen. Mein Weg dies festzustellen ist ein Mengengerüst aufzubauen.

  • wie viele Kostenstellen?
  •  wie viele Kostenarten?
  •  wie viele Kostenträger?
  •  Bekommen wir Daten von der Leistungserfassung?

In der Regel gibt es mehrere Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung. Bei einem mittelständischen Unternehmen sind das:

  • das Rechnungswesen ist „Tagfertig“
  •  es gibt auch eine Leistungserfassung und die Daten sind verfügbar
  •  gute Kommunikation zwischen den Führungskräften und Mitarbeitern
  •  die Bereitschaft der Geschäftsführung voll dahinter zu stehen
  •  Zwei Mitarbeiter (ControllerInnen) die für das Projekt zur Verfügung stehen

Sind diese Voraussetzungen gegeben, sollte die Einführung 6 bis 8 Tage in Anspruch nehmen.

3. Wie viel Kapazitäten bzw. Ressourcen müssen für die Einführung vorhanden sein?

  • Geschäftführung und Führungskräfte für die Zielvereinbarung und das Kickoff Meeting
  • „Alle“ Mitarbeiter (inkl. Reinigungskräfte) im Rahmen einer Projektpräsentation
  • Jede Kostenstelle im Ausmaß von ca. 2 Stunden in Begleitung eines Projektleiters
  •  Controller, IT Techniker, Systembetreuung für die Schnittstellen
  • Geschäftsführung für die Zwischenberichte
  • Controller für die Vorbereitung
  • Unternehmensberater anwesend über den gesamten Projektverlauf

4. Was benötigen wir für die Einführung?

  • Einen Initiator, eine Geschäftsführung die voll dahintersteht und Mitarbeiter die wollen, dass man ihre Leistungen wertschätzt.
  • Plan- bzw. Ist-Daten aus der Fibu
  • Ist-Kosten, Ist-Erlöse und Ist-Leistungen

5. Was heißt eigentlich „Greko“?

„Greko“ ist die Abkürzung für „prozesskonforme Grenzplankostenrechnung“. Vorweg eine Bemerkung für alle, die BWL studiert haben: die Grenzplankostenrechnung funktioniert nicht nur bei Stückkosten in der Industrie, sondern auch im Administrationsbereichen, in Verwaltung und Vertrieb bzw. besonders bei Dienstleistungsunternehmen.

6. Was haben die Führungskräfte und Mitarbeiter davon?

  • Auf der Basis von Kostenstellen, Kostenträger, Projekten, Aufträgen etc., wird für die Führungskräfte und Mitarbeiter ihr Tun transparent dargestellt.
  • Eigenverantwortliche Selbststeuerung mit Feedback
  • Führen ohne Feedback ist wie Autofahren vom Großglockner bei Nebel mit 130 km/h.

7. Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Einführung?

Es gibt immer einen richtigen Zeitpunkt „jetzt“!

8. Ab wann können wir mit aussagefähigen Information von Greko rechnen?

Durch die analytische Planung entstehen Plankalkulationen für Ihre Produkte und Dienstleistungen.

Dieser Prozess ist einfach unglaublich, es werden Unwirtschaftlichkeiten aufgedeckt, die die Mitarbeiter sofort beheben können – weil diese eben transparent werden.

Die Qualitätssicherer leben auf, weil diese gerechnete Prozesse bekommen und so für die Umsetzung der Verbesserungsvorschläge ein Feedback erhalten, ob die Maßnahme gewirkt hat oder nicht?

Allgemein gesagt, rechnen Sie mit 1-2 Jahren bis Greko „wirkt“. Es hängt auch von der Disziplin der Organisation ab.

Wir rechnen jedes Monat ab und erhalten so eine Rückmeldung, ob die Planung stimmig ist.

9. Wo werden wie die Daten für die Übernahme aufbereitet?

Die Ist-Kosten und Ist-Erlöse kommen von der Finanzbuchhaltung, die eine wichtige Rolle bei der Kontierung spielt. Von hier kommen auch die Basis-Daten und Ist-Daten für die Finanzplanung. Die Ist-Leistungen kommen in Unternehmen, die bereits die Digitalisierung leben, von der IT. Händische Erfassungen nur dann, wenn es wirklich so wichtig ist und nicht anders geht. Wenn überhaupt keine Daten vorhanden sind, rechnen wir die Leistungserfassungen retrograd.

10. Wie lange dauert eine Ist-Abrechnung?

Die ersten Ist-Abrechnungen kommen je nach Aufbereitung von der Schnittstelle Finanzbuchhaltung mit Nacharbeit für Ist-Kosten und Ist-Erlöse in 1 bis 2 Stunden. Die Aufbereitung von Excelfiles, die noch nicht standardisiert sind, benötigen zu Beginn einen Tag und werden in der Regel runtergearbeitet auf ein paar Knopfdrücke.